如何使用微软Windows SharePoint进行文档协作

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作者: CNET科技资讯网

CNETNews.com.cn

506-12-05 16:23:09

关键词: SharePoint SharePoint Services

译自Techrepublic.com.com

使用Windows共享服务区文件工作室(Windows SharePoint Services Document Workspace)进行文档间的企业公司合作 ,通过它的文件共享能力、检索功能,存取控制与版本控制功能,你的用户可不需要需要 在企业公司合作 完成文档的一齐,确保文档的安全性、一致性,以及历史文档可用性。下文将完整篇 介绍怎么通过SharePoint进行文档企业公司合作 。

发展对象SharePoint

假定你愿因 安装了Windows Server 503 R2提供的Windows SharePoint服务,并为网站配置好了SSL,就像我在人个的实验室中所做的那样。愿因 你想更慢为你的网站增加SSL能力而又不需要去获取证书或建立人个的证书颁发机构,不妨考虑使用IIS 6.0资源工具箱中的Self SSL工具。为了通过SharePoint将Word和你的新Windows服务器集成在一齐,你不需要 时候配置好SSL。

在我的实验室配置中,我在另有另一个命名为“example”域中的一台服务器上运行该服务。在该服务器上我一齐还运行了Exchange,Exchange可不需要需要 很好地增强SharePoint的企业公司合作 能力。另外,我愿因 将我的SharePoint服务器加入我工作站的“可信任区”(Trusted Sites)。同样,我配置SharePoint允许被指定作为投稿人(Contributor)与网页设计者(Web Designer)的用户建立子网站和工作区。我就进入修改网站(Modify Site)与工作区的创建(Workspace Creation)页并选中上述另有另一个网站群的复选框,完成后点击OK,就可完成上述功能。现在,非管理员权限的用户也可不需要需要 建立新的网站了。你不需要 人个作出选折 ,是允许你的用户们自行创立文件工作区,还是统一由你来进行。

在进入本文的Word次责时候,大伙 应该同样创建怎么让 SharePoint用户,方式 是:进入HomeSite SettingsManage users,怎么让点击“Add Users”。我就增加本地用户或域用户,并决定新用户将被分配为哪个角色,而后点击Next。在下一步,除非你愿因 提供用户的e-mail地址或用户名,怎么让会要求你提供哪此资料。SharePoint同样允许你随意设定欢迎词并向新用户发送。当完成后,点击Finish。

以上是服务器配置次责,下面我将进入相关的Word次责,并在后文的进度中介绍大伙 会接触到怎么让 可用的SharePoint任务。

使用Outlook进行文件企业公司合作

使用SharePoint,有怎么让 方式 我就可不需要需要 与他人企业公司合作 ,最常见的企业企业公司合作 一般是从使用Outlook把工作文件E-mail我就不需要企业公司合作 的用户时候开使。

在将文件保占据 本地可不都可以 使用此方式 ,就需在Word中选“FileSend To Mail (as Attachment)”。Outlook将打开一发信窗口,并把你的文档作为其中的附件。接着,输入接收者的E-mail地址,并点击“Attachment Options”(附件选项)按钮。不需要将打开附件选项的任务区,其中我就选折 建立另有另一个SharePoint文件工作区并共享该文件。注意在“Create Document Workspace at”框中的“https”前缀,一旦你选定了相关选项,点击“Send”(发送)按钮。愿因 文件工作区创造成功,在你的Outlook收件箱中会收到一封信,提示创建成功。怎么让,会有一封信告知你失败的愿因 。

收件人将收到你发出的信件,并告知他可不需要需要 在本地修改该文件,或直接修改文档的共享拷贝。我将打开收件人的信件,并点击“文件共享拷贝”的链接,这将带大伙 进入“Test 3”文件工作区。注意成员列表暗含另有另一个用户,发送者与接受者,我就发送邀请邮件给成员列表上列出的多名用户,同样注意共享空间名称取决于你在附件中发送的Word文档名称。愿因 使用该方式 ,你将无法控制SharePoint分配给共享工作空间的名称。

Word的企业公司合作 功能

要时候开使使用文件企业公司合作 ,从不一定不需要 使用Outlook来发送文档。通过使用Word的内置工具,我就在SharePoint服务器上建立文件工作区。在深入了解Word的企业公司合作 功能时候,有个要点不需要 留意:和使用Outlook进行企业公司合作 的方式 一样,将文档加入到SharePoint服务器的文件工作区时候,你不需要 在本地保存另有另一个文档副本。怎么让,当你关闭并重新打开该文档时,Word将自动检查本地的副本文档不是最新的版本,并根据检查结果进行文件更新。当遇到文件的编辑占据 冲突时,SharePoint会询问你保留哪个版本。

Outlook和Word在外理文件工作区创建的方式 上占据 关键的差异。在Outlook中,文件工作区使用文档人个的名称。而通过Word来建立另有另一个文档工作区时,我就指定文件工作区的名称,文档则以原有的名称保占据 工作区内。

要使用Word的企业公司合作 功能,通过“Share Workspace”任务板进行访问——进入菜单“ToolsShared Workspace”,在Word内建立另有另一个新文件工作区,并在该文件区中保存你的文档:进入“ToolsShared Workspace”菜单,在Shared Workspace任务板上为文件工作区设定名称。在Shared Workspace中键入SharePoint服务器路径,点击Create(创建)按钮。

一旦你的工作区建立完成,Shared Workspace任务板会产生细微的变化,反映出新工作区的名称以及工作区中的成员。

应注意“Add new members”(增加新成员)链接,这俩 链接的用途是向你的项目增加人个,不得劲是当你试图在Outlook中将你的附件文档发给多人个时。点击这俩 按钮,Word会打开增加新成员对话框,通过它我就通过输入E-mail地址或用户名增加新用户,完成后,点击Finish。点击Finish时候,Word会向哪此新成员分别发送另有另一个e-mail邀请。

怎么编辑共享功能

要做到编辑共享文件,不需要 在另外一台电脑上以“Auser”身份登录,而这俩 身份我愿因 时候将其指定为新建文件工作区的用户,在共享文件列表中点击文件名即可将其打开。怎么让,我就对文件进行任何你不需要 进行的修改。怎么让为了保存修改,你愿因 都看另有另一个“另存为(Save As)”的对话框,默认的保存位置则有你在SharePoint服务器上的文件工作区。而保存完毕时候,“Modified By”(修改者)栏愿因 变化,变成最后修改该文件的用户姓名。